Офис документи
Извлечения от търговския регистър, застраховки, сертификати за безопасност, договори и организационни сертификации. Всяка фирма качва собствените си документи.
Документи и сертификати
Централизирано управление на фирмени, проектни и служителски документи. Включва набори от документи, специфични за сектора правила, валидност, прегледи, проверки на ICAO-ID и актуализации на SignalR.
Как работи управлението на документи?
В PA документите се управляват централизирано на три нива: компания (изпълнител), проект и служител. За всеки сектор, държава и длъжност може да се определи кои документи са задължителни. Когато даден документ изтече, липсва или бъде отхвърлен, това автоматично се показва в таблата и отчетите.
Документи по проекта
Документи, специфични за проекта, като разрешения за работа, LMRA, инструкции за безопасност, инструментариум и насоки за проекта.
Документи на служителите
Сертификати, лични документи, дипломи за безопасност и документи, свързани с длъжността, за всеки служител, включително автоматично сигнализиране при изтичане на валидността.
Документи по организация
Документните набори определят кои документи са задължителни за компании, проекти или служители. Секторите (като строителство, инфраструктура, промишленост, електротехника) имат стандартни документи, които се активират автоматично по време на назначаването.
- Комплекти документи по сектор (напр. Строителство → задължителни сертификати за безопасност)
- Документи по държави (напр. Германия → проверка на самоличността + удостоверение от Soka-Bau)
- Документи по националност на служителите (напр. румънски служител → апостил)
- Възможност за добавяне на собствени документи
Преглед и оценка
Документите могат да бъдат оценявани от проектни мениджъри, бизнес мениджъри или KAM координатори. Прегледите са три вида:
- Прието – alles in orde
- Отхвърлен – reden verplicht
- Изтекъл – automatische detectie
Веднага щом документ бъде променен, качен или оценен, всеки потребител с права получава актуализация в реално време чрез SignalR.
Валидност, изтичане и автоматизация
PA автоматично следи кога изтичат сроковете на документите. В зависимост от настройките се изпращат уведомления до служители, ръководители на проекти и отдели за управление на качеството, околната среда и безопасността.
- Автоматично откриване на дата на валидност
- Автоматично променяне на статуса на „Изтекъл“
- Автоматично известяване по имейл и push известия
- Документът остава видим в историята
Документи за самоличност чрез ICAO & NFC
Документите за самоличност могат да се попълват автоматично чрез нашия ICAO/NFC модул. PA извършва пасивна автентификация, активна автентификация и чип автентификация, включително групи данни и валидиране на сертификати.
- Автоматично четене на лична карта или паспорт
- MRZ → NFC → DG1/DG2 → проверка
- Не се изисква ръчно въвеждане
- Данни, пряко свързани с служителя
Отчети и одит
Контролът на документите може да бъде експортиран в Excel, по фирма, проект или служител. Има и специален режим за одит за инспекции и проверки от страна на възложителя.
- Експорт в Excel: Липсващи / Изтекли / Отхвърлени
- Одитен доклад на ниво проект
- Пълна история на документа
- Филтриране по период и проект