Dokumenter og certifikater

Administrer virksomheds-, projekt- og medarbejderdokumenter centralt. Inkluderet dokumentsæt, sektorspecifikke regler, gyldighed, gennemgange, ICAO-ID-kontroller og SignalR-opdateringer.

Hvordan fungerer dokumenthåndtering?

I ProjectAssistant administreres dokumenter centralt på tre niveauer: virksomhed (entreprenør), projekt og medarbejder. Det kan fastlægges, hvilke dokumenter der er obligatoriske for hver sektor, hvert land og hver funktion. Når et dokument udløber, mangler eller afvises, vises dette automatisk i dashboards og rapporter.

Virksomhedsdokumenter

Udskrifter fra handelsregistret, forsikringer, sikkerhedscertifikater, kontrakter og organisatoriske certificeringer. Hver virksomhed uploader sine egne dokumenter.

Projektdokumenter

Projektspecifikke dokumenter såsom arbejdstilladelser, LMRA'er, sikkerhedsinstruktioner, værktøjskasser og projektretningslinjer.

Medarbejderdokumenter

Certifikater, ID'er, sikkerhedscertifikater og funktionsrelaterede dokumenter for hver medarbejder, inklusive automatisk varsling ved udløb.

Dokumentsæt pr. enhed

Dokumentsæt bestemmer, hvilke dokumenter der er obligatoriske for virksomheder, projekter eller medarbejdere. Brancher (såsom byggeri, infrastruktur, industri, elektroteknik) har standarddokumenter, der automatisk aktiveres under onboarding.

Dokumentsæt pr. branche (f.eks. byggeri → obligatoriske sikkerhedscertifikater)
Dokumentsæt pr. land (f.eks. Tyskland → ID-kontrol + Soka-Bau-bevis)
Dokumentsæt pr. nationalitet for medarbejdere (f.eks. rumænsk medarbejder → apostille)
Mulighed for at tilføje egne dokumenter

Anmeldelse og vurdering

Dokumenter kan vurderes af projektledere, virksomhedsadministratorer eller KAM-koordinatorer. Der er tre typer af vurderinger:

Accepteret – alles in orde
Afvist – reden verplicht
Udløbet – automatische detectie

Så snart et dokument ændres, uploades eller vurderes, modtager alle brugere med rettigheder en realtidsopdatering via SignalR.

Gyldighed, udløb og automatisering

ProjectAssistant holder automatisk styr på, hvornår dokumenter udløber. Afhængigt af indstillingerne sendes der notifikationer til medarbejdere, projektledere og KAM-afdelinger.

Automatisk registrering af udløbsdato
Automatisk statusændring til "Udløbet"
Automatisk e-mail og push-notifikation
Dokumentet forbliver synligt i historikken

Identitetsdokumenter via ICAO & NFC

Identitetsdokumenter kan udfyldes automatisk via vores ICAO/NFC-modul. ProjectAssistant udfører passiv autentificering, aktiv autentificering og chipautentificering, herunder datagrupper og certifikatvalidering.

Automatisk aflæsning af ID-kort eller pas
MRZ → NFC → DG1/DG2 → verifikation
Ingen manuel indtastning nødvendig
Data direkte knyttet til medarbejder

Rapportering og revision

Dokumentkontrol kan eksporteres til Excel, pr. virksomhed, projekt eller medarbejder. Der er også en særlig audit-tilstand til inspektioner og kundekontrol.

Excel-eksport: Mangler / Udløbet / Afvist
Auditrapport på projektniveau
Fuld dokumenthistorik
Filtrer efter periode og projekt