Dokumente & Zertifikate

Verwalten Sie Unternehmens-, Projekt- und Mitarbeiterdokumente zentral. Einschließlich Dokumentensätzen, branchenspezifischen Regeln, Gültigkeit, Überprüfungen, ICAO-ID-Prüfungen und SignalR-Updates.

Wie funktioniert die Dokumentenverwaltung?

In ProjectAssistant werden Dokumente zentral auf drei Ebenen verwaltet: Unternehmen (Auftragnehmer), Projekt und Mitarbeiter. Pro Branche, Land und Funktion kann festgelegt werden, welche Dokumente obligatorisch sind. Wenn ein Dokument abläuft, fehlt oder abgelehnt wird, erscheint dies automatisch in Dashboards und Berichten.

Unternehmensdokumente

Handelsregisterauszüge, Versicherungen, Sicherheitszertifikate, Verträge und Organisationszertifizierungen. Jedes Unternehmen lädt seine eigenen Dokumente hoch.

Projektdokumente

Projektspezifische Dokumente wie Arbeitsgenehmigungen, LMRA, Sicherheitsanweisungen, Toolboxen und Projektrichtlinien.

Mitarbeiterdokumente

Zertifikate, Ausweise, Sicherheitsdiplome und funktionsbezogene Dokumente für jeden Mitarbeiter, einschließlich automatischer Benachrichtigung bei Ablauf.

Dokumentensätze pro Entität

Dokumentensätze legen fest, welche Dokumente für Unternehmen, Projekte oder Mitarbeiter obligatorisch sind. Branchen (wie Bauwesen, Infrastruktur, Industrie, Elektrotechnik) verfügen über Standarddokumente, die beim Onboarding automatisch aktiviert werden.

Dokumentensets je Branche (z. B. Bau → verpflichtende Sicherheitszertifikate)
Dokumentensätze pro Land (z. B. Deutschland → ID-Prüfung + Soka-Bau-Nachweis)
Dokumentensätze nach Nationalität der Mitarbeiter (z. B. rumänischer Arbeitnehmer → Apostille)
Möglichkeit, eigene Dokumente hinzuzufügen

Bewertung & Beurteilung

Dokumente können von Projektleitern, Unternehmensadministratoren oder HSE-Koordinatoren geprüft werden. Es gibt drei Arten von Bewertungen:

Angenommen – alles in orde
Abgelehnt – reden verplicht
Verfallen – automatische detectie

Sobald ein Dokument geändert, hochgeladen oder bewertet wird, erhält jeder berechtigte Benutzer über SignalR eine Echtzeit-Aktualisierung.

Gültigkeit, Ablauf & Automatisierung

ProjectAssistant überwacht automatisch das Ablaufdatum von Dokumenten. Je nach Einstellung werden Benachrichtigungen an Mitarbeiter, Projektleiter und HSE-Abteilungen versendet.

Automatische Erkennung des Verfallsdatums
Automatische Statusänderung zu „Abgelaufen“
Automatische E-Mail- und Push-Benachrichtigung
Dokument bleibt im Verlauf sichtbar

Identitätsdokumente über ICAO & NFC

Identitätsdokumente können über unser ICAO/NFC-Modul automatisch ausgefüllt werden. ProjectAssistant führt passive Authentifizierung, aktive Authentifizierung und Chip-Authentifizierung durch, einschließlich Datengruppen und Zertifikatsvalidierung.

Automatisches Auslesen von ID-Karte oder Reisepass
MRZ → NFC → DG1/DG2 → Verifizierung
Keine manuelle Eingabe erforderlich
Daten direkt mit Mitarbeiter verknüpft

Berichte & Audit

Die Dokumentenkontrolle kann nach Unternehmen, Projekt oder Mitarbeiter in Excel exportiert werden. Außerdem gibt es einen speziellen Auditmodus für Inspektionen und Auftraggeberkontrollen.

Excel-Export: Fehlende / Abgelaufene / Abgelehnte
Auditbericht auf Projektebene
Vollständige Dokumenthistorie
Nach Zeitraum und Projekt filtern