Εταιρικά έγγραφα
Αποσπάσματα από το εμπορικό μητρώο, ασφαλίσεις, πιστοποιήσεις ασφάλειας, συμβάσεις και οργανωτικές πιστοποιήσεις. Κάθε εταιρεία ανεβάζει τα δικά της έγγραφα.
Έγγραφα & Πιστοποιητικά
Κεντρική διαχείριση εταιρικών, έργων και εγγράφων υπαλλήλων. Περιλαμβάνει σύνολα εγγράφων, κανόνες συγκεκριμένων τομέων, ισχύ, αναθεωρήσεις, ελέγχους ICAO-ID και ενημερώσεις SignalR.
Πώς λειτουργεί η διαχείριση εγγράφων;
Στο ProjectAssistant, τα έγγραφα διαχειρίζονται κεντρικά σε τρία επίπεδα: εταιρεία (ανάδοχος), έργο και υπάλληλος. Ανά τομέα, χώρα και θέση εργασίας μπορεί να καθοριστεί ποια έγγραφα είναι υποχρεωτικά. Όταν ένα έγγραφο λήγει, λείπει ή απορρίπτεται, αυτό εμφανίζεται αυτόματα σε πίνακες ελέγχου και αναφορές.
Έγγραφα έργου
Έγγραφα που αφορούν συγκεκριμένα έργα, όπως άδειες εργασίας, LMRA, οδηγίες ασφαλείας, εργαλειοθήκες και οδηγίες έργου.
Έγγραφα εργαζομένων
Πιστοποιητικά, ταυτότητες, πιστοποιητικά ασφάλειας και έγγραφα που σχετίζονται με τη θέση εργασίας για κάθε υπάλληλο, συμπεριλαμβανομένης της αυτόματης ειδοποίησης κατά τη λήξη της ισχύος τους.
Σύνολα εγγράφων ανά οντότητα
Τα σύνολα εγγράφων καθορίζουν ποια έγγραφα είναι υποχρεωτικά για εταιρείες, έργα ή υπαλλήλους. Οι τομείς (όπως οι κατασκευές, οι υποδομές, η βιομηχανία, η ηλεκτρολογία) διαθέτουν τυποποιημένα έγγραφα που ενεργοποιούνται αυτόματα κατά την ένταξη νέων υπαλλήλων.
- Σύνολα εγγράφων ανά κλάδο (π.χ. Κατασκευές → υποχρεωτικές πιστοποιήσεις ασφάλειας)
- Σύνολα εγγράφων ανά χώρα (π.χ. Γερμανία → Έλεγχος ταυτότητας + πιστοποιητικό Soka-Bau)
- Σύνολα εγγράφων ανά εθνικότητα των εργαζομένων (π.χ. Ρουμάνος εργαζόμενος → Apostille)
- Δυνατότητα προσθήκης δικών σας εγγράφων
Αξιολόγηση & κριτική
Τα έγγραφα μπορούν να αξιολογηθούν από διαχειριστές έργων, διαχειριστές επιχειρήσεων ή συντονιστές KAM. Οι αξιολογήσεις έχουν τρεις μορφές:
- Αποδεκτό – alles in orde
- Απορρίφθηκε – reden verplicht
- Λήξη – automatische detectie
Μόλις ένα έγγραφο τροποποιηθεί, μεταφορτωθεί ή αξιολογηθεί, κάθε χρήστης με δικαιώματα λαμβάνει μια ενημέρωση σε πραγματικό χρόνο μέσω του SignalR.
Ισχύς, λήξη & αυτοματοποίηση
Το ProjectAssistant παρακολουθεί αυτόματα την ημερομηνία λήξης των εγγράφων. Ανάλογα με τις ρυθμίσεις, αποστέλλονται ειδοποιήσεις στους υπαλλήλους, τους υπεύθυνους έργων και τα τμήματα KAM.
- Αυτόματη ανίχνευση ημερομηνίας λήξης
- Αυτόματη αλλαγή κατάστασης σε «Λήξη»
- Αυτόματη ειδοποίηση μέσω email & push
- Το έγγραφο παραμένει ορατό στο ιστορικό
Έγγραφα ταυτότητας μέσω ICAO & NFC
Τα έγγραφα ταυτότητας μπορούν να συμπληρωθούν αυτόματα μέσω της μονάδας ICAO/NFC. Το ProjectAssistant εκτελεί παθητική πιστοποίηση, ενεργή πιστοποίηση και πιστοποίηση τσιπ, συμπεριλαμβανομένων ομάδων δεδομένων και επικύρωσης πιστοποιητικών.
- Αυτόματη ανάγνωση ταυτότητας ή διαβατηρίου
- MRZ → NFC → DG1/DG2 → επαλήθευση
- Δεν απαιτείται χειροκίνητη εισαγωγή
- Δεδομένα που συνδέονται άμεσα με τον υπάλληλο
Αναφορές & Έλεγχος
Ο έλεγχος εγγράφων μπορεί να εξαχθεί στο Excel, ανά εταιρεία, έργο ή υπάλληλο. Υπάρχει επίσης μια ειδική λειτουργία ελέγχου για επιθεωρήσεις και ελέγχους πελατών.
- Εξαγωγή Excel: Λείπει / Έχει λήξει / Απορρίφθηκε
- Έκθεση ελέγχου σε επίπεδο έργου
- Πλήρες ιστορικό εγγράφων
- Φιλτράρισμα κατά περίοδο & έργο