Documentos empresariales
Extractos del registro mercantil, seguros, certificados de seguridad, contratos y certificaciones de la organización. Cada empresa sube sus propios documentos.
Documentos y certificados
Gestione de forma centralizada los documentos de la empresa, los proyectos y los empleados. Incluye conjuntos de documentos, normas específicas del sector, validez, revisiones, comprobaciones de ICAO-ID y actualizaciones de SignalR.
¿Cómo funciona la gestión de documentos?
En ProjectAssistant, los documentos se gestionan de forma centralizada en tres niveles: empresa (contratista), proyecto y empleado. Se puede determinar qué documentos son obligatorios por sector, país y función. Cuando un documento caduca, falta o es rechazado, aparece automáticamente en los paneles de control y los informes.
Documentos del proyecto
Documentos específicos del proyecto, como permisos de trabajo, LMRA, instrucciones de seguridad, cajas de herramientas y directrices del proyecto.
Documentos para empleados
Certificados, identificaciones, diplomas de seguridad y documentos relacionados con el puesto de trabajo para cada empleado, incluyendo avisos automáticos en caso de caducidad.
Conjuntos de documentos por entidad
Los conjuntos de documentos determinan qué documentos son obligatorios para las empresas, los proyectos o los empleados. Los sectores (como la construcción, las infraestructuras, la industria o la ingeniería eléctrica) cuentan con documentos estándar que se activan automáticamente durante la incorporación.
- Conjuntos de documentos por sector (p. ej. Construcción → certificados de seguridad obligatorios)
- Conjuntos de documentos por país (por ejemplo, Alemania → verificación de identidad + certificado Soka-Bau)
- Conjuntos de documentos por nacionalidad de los empleados (por ejemplo, empleado rumano → apostilla)
- Posibilidad de añadir documentos propios
Revisión y evaluación
Los documentos pueden ser evaluados por los administradores de proyectos, los administradores de empresas o los coordinadores de KAM. Las revisiones pueden ser de tres tipos:
- Aceptado – alles in orde
- Rechazado – reden verplicht
- Expirado – automatische detectie
Tan pronto como se modifica, se carga o se evalúa un documento, todos los usuarios con derechos reciben una actualización en tiempo real a través de SignalR.
Validez, caducidad y automatización
ProjectAssistant realiza un seguimiento automático de la fecha de vencimiento de los documentos. En función de la configuración, se envían notificaciones a los empleados, los jefes de proyecto y los departamentos de calidad, medio ambiente y seguridad.
- Detección automática de la fecha de caducidad
- Cambio automático del estado a «Caducado»
- Correo electrónico automático y notificación push
- El documento permanece visible en el historial.
Documentos de identidad a través de ICAO y NFC
Los documentos de identidad se pueden rellenar automáticamente a través de nuestro módulo ICAO/NFC. ProjectAssistant realiza la autenticación pasiva, la autenticación activa y la autenticación por chip, incluyendo grupos de datos y validación de certificados.
- Lectura automática de tarjetas de identificación o pasaportes
- MRZ → NFC → DG1/DG2 → verificación
- No es necesario introducir los datos manualmente.
- Datos vinculados directamente al empleado
Informes y auditorías
El control de documentos se puede exportar a Excel, por empresa, proyecto o empleado. También hay un modo de auditoría especial para inspecciones y controles de clientes.
- Exportación a Excel: Faltante / Caducado / Rechazado
- Informe de auditoría a nivel de proyecto
- Historial completo del documento
- Filtrar por período y proyecto