Yrityksen asiakirjat
Kaupparekisteriotteet, vakuutukset, turvallisuussertifikaatit, sopimukset ja organisaation sertifioinnit. Jokainen yritys lataa omat dokumenttinsa.
Asiakirjat ja todistukset
Hallitse yrityksen, projektien ja työntekijöiden asiakirjoja keskitetysti. Sisältää asiakirjasarjat, toimialakohtaiset säännöt, voimassaolon, tarkistukset, ICAO-ID-tarkistukset ja SignalR-päivitykset.
Miten asiakirjojen hallinta toimii?
ProjectAssistantissa asiakirjoja hallitaan keskitetysti kolmella tasolla: yritys (urakoitsija), projekti ja työntekijä. Kunkin sektorin, maan ja tehtävän osalta voidaan määrittää, mitkä asiakirjat ovat pakollisia. Kun asiakirja vanhenee, puuttuu tai hylätään, se näkyy automaattisesti hallintapaneeleissa ja raporteissa.
Projektidokumentit
Projektikohtaiset asiakirjat, kuten työlupia, LMRA:t, turvallisuusohjeet, työkalupakit ja projektiohjeet.
Työntekijöiden asiakirjat
Sertifikaatit, henkilötunnukset, turvallisuustodistukset ja työtehtäviin liittyvät asiakirjat jokaiselle työntekijälle, mukaan lukien automaattinen ilmoitus voimassaolon päättymisestä.
Asiakirjasarjat entiteettiä kohti
Asiakirjasarjat määrittävät, mitkä asiakirjat ovat pakollisia yrityksille, projekteille tai työntekijöille. Eri toimialoilla (kuten rakentaminen, infrastruktuuri, teollisuus, sähkötekniikka) on vakiomuotoisia asiakirjoja, jotka aktivoituvat automaattisesti perehdytyksen yhteydessä.
- Asiakirjakokonaisuudet toimialoittain (esim. rakentaminen → pakolliset turvallisuussertifikaatit)
- Asiakirjasarjat maittain (esim. Saksa → henkilöllisyystodistus + Soka-Bau-todistus)
- Asiakirjasarjat työntekijöiden kansalaisuuden mukaan (esim. romanialainen työntekijä → apostille)
- Mahdollisuus lisätä omia asiakirjoja
Arvostelu ja arviointi
Asiakirjat voivat arvioida projektipäälliköt, yrityksen päälliköt tai KAM-koordinaattorit. Arvioinnit ovat kolmenlaisia:
- Hyväksytty – alles in orde
- Hylätty – reden verplicht
- Vanhentunut – automatische detectie
Heti kun asiakirja muutetaan, ladataan tai arvioidaan, jokainen oikeudet omaava käyttäjä saa reaaliaikaisen päivityksen SignalR:n kautta.
Voimassaolo, vanhentuminen ja automatisointi
ProjectAssistant seuraa automaattisesti asiakirjojen voimassaoloaikaa. Asetusten mukaan ilmoitukset lähetetään työntekijöille, projektipäälliköille ja KAM-osastoille.
- Automaattinen vanhentumispäivän tunnistus
- Automaattinen tilan muutos tilaan "Vanhentunut"
- Automaattinen sähköposti- ja push-ilmoitus
- Asiakirja näkyy edelleen historiassa
Henkilöllisyystodistukset ICAO:n ja NFC:n kautta
Henkilöllisyystodistukset voidaan täyttää automaattisesti ICAO/NFC-moduulimme avulla. ProjectAssistant suorittaa passiivisen todennuksen, aktiivisen todennuksen ja sirutodennuksen, mukaan lukien dataryhmät ja sertifikaattien vahvistamisen.
- ID-kortin tai passin automaattinen lukeminen
- MRZ → NFC → DG1/DG2 → todentaminen
- Manuaalista syöttöä ei tarvita
- Tiedot suoraan työntekijään liitettyinä
Raportointi ja auditointi
Asiakirjojen tarkastus voidaan viedä Exceliin yrityksen, projektin tai työntekijän mukaan. Lisäksi on olemassa erityinen tarkastustila tarkastuksia ja tilaajan tarkastuksia varten.
- Excel-vienti: Puuttuva / Vanhentunut / Hylätty
- Projektitason auditointiraportti
- Täydellinen asiakirjahistoria
- Suodata ajanjakson ja projektin mukaan