Documents d'entreprise
Extraits du registre du commerce, assurances, certificats de sécurité, contrats et certifications de l’organisation. Chaque entreprise télécharge ses propres documents.
Documents et certificats
Gérez de manière centralisée les documents relatifs à l'entreprise, aux projets et aux collaborateurs. Y compris les ensembles de documents, les règles spécifiques au secteur, la validité, les révisions, les contrôles d'identité ICAO et les mises à jour SignalR.
Comment fonctionne la gestion des documents ?
Dans ProjectAssistant, les documents sont gérés de manière centralisée à trois niveaux : entreprise (contractant), projet et collaborateur. Les documents obligatoires peuvent être déterminés par secteur, pays et fonction. Lorsqu'un document expire, est manquant ou est rejeté, cela apparaît automatiquement dans les tableaux de bord et les rapports.
Documents relatifs au projet
Documents spécifiques au projet tels que permis de travail, LMRA, consignes de sécurité, boîtes à outils et directives du projet.
Documents destinés aux collaborateurs
Certificats, pièces d'identité, diplômes de sécurité et documents liés à la fonction pour chaque collaborateur, y compris notification automatique en cas d'expiration.
Ensembles de documents par entité
Les ensembles de documents déterminent quels documents sont obligatoires pour les entreprises, les projets ou les collaborateurs. Les secteurs (tels que la construction, les infrastructures, l'industrie, l'électrotechnique) disposent de documents standard qui sont automatiquement activés lors de l'intégration.
- Ensembles de documents par secteur (par ex. Construction → certificats de sécurité obligatoires)
- Documents requis par pays (par exemple, Allemagne → vérification d'identité + certificat Soka-Bau)
- Documents requis par nationalité des collaborateurs (par exemple, employé roumain → apostille)
- Possibilité d'ajouter vos propres documents
Avis et évaluation
Les documents peuvent être évalués par les gestionnaires de projet, les gestionnaires d'entreprise ou les coordinateurs QHSE. Il existe trois types d'évaluations :
- Accepté – alles in orde
- Rejeté – reden verplicht
- Expiré – automatische detectie
Dès qu'un document est modifié, téléchargé ou évalué, chaque utilisateur disposant des droits nécessaires reçoit une mise à jour en temps réel via SignalR.
Validité, expiration et automatisation
ProjectAssistant enregistre automatiquement la date d'expiration des documents. En fonction des paramètres, des notifications sont envoyées aux collaborateurs, aux chefs de projet et aux services KAM.
- Détection automatique de la date d'expiration
- Changement automatique du statut à « Expiré »
- Notification automatique par e-mail et push
- Le document reste visible dans l'historique.
Documents d'identité via l'OACI et la NFC
Les documents d'identité peuvent être remplis automatiquement via notre module ICAO/NFC. ProjectAssistant effectue l'authentification passive, l'authentification active et l'authentification par puce, y compris les groupes de données et la validation des certificats.
- Lecture automatique de la carte d'identité ou du passeport
- MRZ → NFC → DG1/DG2 → vérification
- Aucune saisie manuelle nécessaire
- Données directement liées à l'employé
Rapports et audit
Le contrôle des documents peut être exporté vers Excel, par entreprise, projet ou collaborateur. Il existe également un mode d'audit spécial pour les inspections et les contrôles des donneurs d'ordre.
- Exportation Excel : Manquant / Expiré / Rejeté
- Rapport d'audit au niveau du projet
- Historique complet des documents
- Filtrer par période et projet