Documenti e certificati

Gestisci centralmente i documenti aziendali, di progetto e dei dipendenti. Compresi set di documenti, regole specifiche del settore, validità, revisioni, controlli ICAO-ID e aggiornamenti SignalR.

Come funziona la gestione dei documenti?

In ProjectAssistant i documenti vengono gestiti centralmente su tre livelli: azienda (appaltatore), progetto e dipendente. È possibile determinare quali documenti sono obbligatori per ogni settore, paese e funzione. Quando un documento scade, manca o viene rifiutato, questo viene automaticamente segnalato nei dashboard e nei report.

Documenti aziendali

Visure camerali, assicurazioni, certificazioni di sicurezza, contratti e certificazioni dell’organizzazione. Ogni azienda carica i propri documenti.

Documenti di progetto

Documenti specifici del progetto quali permessi di lavoro, LMRA, istruzioni di sicurezza, toolbox e linee guida del progetto.

Documenti dei dipendenti

Certificati, documenti di identità, diplomi di sicurezza e documenti relativi alla funzione per ogni dipendente, compresa la segnalazione automatica alla scadenza.

Set di documenti per entità

I set di documenti determinano quali documenti sono obbligatori per le aziende, i progetti o i dipendenti. I settori (come l'edilizia, le infrastrutture, l'industria, l'elettrotecnica) dispongono di documenti standard che vengono attivati automaticamente durante l'onboarding.

Set di documenti per settore (ad es. Edilizia → certificazioni di sicurezza obbligatorie)
Documenti richiesti per paese (ad es. Germania → controllo dell'identità + certificato Soka-Bau)
Documenti richiesti in base alla nazionalità dei dipendenti (ad es. dipendente rumeno → Apostille)
Possibilità di aggiungere documenti propri

Recensione e valutazione

I documenti possono essere valutati dai responsabili di progetto, dai responsabili aziendali o dai coordinatori KAM. Le revisioni possono essere di tre tipi:

Accettato – alles in orde
Rifiutato – reden verplicht
Scaduto – automatische detectie

Non appena un documento viene modificato, caricato o valutato, ogni utente con i diritti necessari riceve un aggiornamento in tempo reale tramite SignalR.

Validità, scadenza e automazione

ProjectAssistant tiene traccia automaticamente della scadenza dei documenti. A seconda delle impostazioni, vengono inviate notifiche ai dipendenti, ai responsabili di progetto e ai reparti KAM.

Rilevamento automatico della data di scadenza
Modifica automatica dello stato in "Scaduto"
Notifiche automatiche via e-mail e push
Il documento rimane visibile nella cronologia

Documenti di identità tramite ICAO e NFC

I documenti di identità possono essere compilati automaticamente tramite il nostro modulo ICAO/NFC. ProjectAssistant esegue l'autenticazione passiva, l'autenticazione attiva e l'autenticazione chip, compresi i gruppi di dati e la convalida dei certificati.

Lettura automatica della carta d'identità o del passaporto
MRZ → NFC → DG1/DG2 → verifica
Non è necessario inserire manualmente i dati
Dati direttamente collegati al dipendente

Rapporti e audit

Il controllo dei documenti può essere esportato in Excel, per azienda, progetto o dipendente. È inoltre disponibile una modalità di audit speciale per ispezioni e controlli da parte dei committenti.

Esportazione Excel: Mancante / Scaduto / Rifiutato
Rapporto di audit a livello di progetto
Cronologia completa dei documenti
Filtra per periodo e progetto