Dokumenter og sertifikater

Administrer bedrifts-, prosjekt- og medarbejderdokumenter centralt. Inkludert dokumentsett, sektorspesifikke regler, gyldighet, gjennomganger, ICAO-ID-kontroller og SignalR-oppdateringer.

Hvordan fungerer dokumenthåndtering?

I ProjectAssistant blir dokumenter sentralt administrert på tre nivåer: selskap (entreprenør), prosjekt og medarbeider. Det kan bestemmes hvilke dokumenter som er obligatoriske for hver sektor, hvert land og hver stilling. Når et dokument utløper, mangler eller blir avvist, vises dette automatisk i dashbord og rapporter.

Bedriftsdokumenter

Utskrifter fra foretaksregisteret, forsikringer, sikkerhetssertifikater, kontrakter og organisatoriske sertifiseringer. Hvert selskap laster opp sine egne dokumenter.

Prosjektdokumenter

Prosjektspesifikke dokumenter som arbeidstillatelser, LMRA-er, sikkerhetsinstrukser, verktøykasser og prosjektretningslinjer.

Medarbejderdokumenter

Sertifikater, ID-kort, sikkerhetsdiplomer og stillingsrelaterte dokumenter for hver ansatt, inkludert automatisk varsling ved utløp.

Dokumentsett per enhet

Dokumentsett bestemmer hvilke dokumenter som er obligatoriske for bedrifter, prosjekter eller ansatte. Bransjer (som bygg og anlegg, infrastruktur, industri, elektroteknikk) har standarddokumenter som aktiveres automatisk under onboarding.

Dokumentsett per bransje (f.eks. bygg → obligatoriske sikkerhetssertifikater)
Dokumentsett per land (f.eks. Tyskland → ID-kontroll + Soka-Bau-bevis)
Dokumentsett per nasjonalitet for ansatte (f.eks. rumensk ansatt → apostille)
Mulighet for å legge til egne dokumenter

Gjennomgang og vurdering

Dokumenter kan vurderes av prosjektledere, bedriftsledere eller KAM-koordinatorer. Vurderinger har tre varianter:

Akseptert – alles in orde
Avvist – reden verplicht
Utløpt – automatische detectie

Så snart et dokument endres, lastes opp eller vurderes, mottar alle brukere med rettigheter en oppdatering i sanntid via SignalR.

Gyldighet, forløp og automatisering

ProjectAssistant holder automatisk oversikt over når dokumenter utløper. Avhengig av innstillingene sendes varsler til medarbeidere, prosjektledere og KAM-avdelinger.

Automatisk gjenkjenning av utløpsdato
Automatisk statusendring til «Utløpt»
Automatisk e-post og push-varsling
Dokumentet forblir synlig i historikken

Identitetsdokumenter via ICAO og NFC

Identitetsdokumenter kan fylles ut automatisk via vår ICAO/NFC-modul. ProjectAssistant utfører passiv autentisering, aktiv autentisering og chipautentisering, inkludert datagrupper og sertifikatvalidering.

Automatisk avlesning av ID-kort eller pass
MRZ → NFC → DG1/DG2 → verifisering
Ingen manuell innføring nødvendig
Data direkte knyttet til medarbeider

Rapportering og revisjon

Dokumentkontroll kan eksporteres til Excel, per bedrift, prosjekt eller medarbeider. Det finnes også en spesiell revisjonsmodus for inspeksjoner og oppdragsgiverkontroller.

Excel-eksport: Mangler / Utløpt / Avvist
Revisjonsrapport på prosjektnivå
Fullstendig dokumenthistorikk
Filtrer etter periode og prosjekt