Documenten & Certificaten

Beheer bedrijfs-, project- en medewerkersdocumenten centraal. Inclusief documentsets, sectorspecifieke regels, geldigheid, reviews, ICAO-ID checks en SignalR updates.

Hoe werkt documentbeheer?

In ProjectAssistant worden documenten centraal beheerd op drie niveaus: bedrijf (contractor), project en medewerker. Per sector, land en functie kan worden bepaald welke documenten verplicht zijn. Wanneer een document verloopt, ontbreekt of wordt afgekeurd, verschijnt dit automatisch in dashboards en rapportages.

Bedrijfsdocumenten

KvK-uittreksels, verzekeringen, VCA, contracten, certificeringen van de organisatie. Elk bedrijf uploadt zijn eigen documenten.

Projectdocumenten

Projectspecifieke documenten zoals werkvergunningen, LMRA's, veiligheidsinstructies, toolboxen en projectrichtlijnen.

Medewerkersdocumenten

Certificaten, ID’s, veiligheidsdiploma’s en functiegerelateerde documenten voor elke medewerker, inclusief automatische signalering bij expiry.

Documentsets per entity

Documentsets bepalen welke documenten verplicht zijn voor bedrijven, projecten of medewerkers. Sectoren (zoals bouw, infra, industrie, elektrotechniek) hebben standaarddocumenten die automatisch worden geactiveerd tijdens onboarding.

Documentsets per sector (bijv. Bouw → VCA verplicht)
Documentsets per land (bijv. Duitsland → ID-check + Soka-Bau bewijs)
Documentsets per nationaliteit bij medewerkers (bijv. Roemeense werknemer → Apostille)
Mogelijkheid om eigen documenten toe te voegen

Review & beoordeling

Documenten kunnen worden beoordeeld door projectbeheerders, bedrijfsbeheerders of KAM-coördinatoren. Reviews hebben drie smaken:

Geaccepteerd – alles in orde
Afgekeurd – reden verplicht
Verlopen – automatische detectie

Zodra een document wordt gewijzigd, geüpload of beoordeeld, ontvangt elke gebruiker met rechten een realtime update via SignalR.

Geldigheid, verloop & automatisering

ProjectAssistant houdt automatisch bij wanneer documenten verlopen. Afhankelijk van instellingen worden notificaties verstuurd naar medewerkers, projectleiders en KAM-afdelingen.

Automatische detectie van vervaldatum
Automatische statuswijziging naar “Verlopen”
Automatische e-mail & push notificatie
Document blijft zichtbaar in historie

Identiteitsdocumenten via ICAO & NFC

Identiteitsdocumenten kunnen automatisch worden ingevuld via onze ICAO/NFC-module. ProjectAssistant voert Passive Authentication, Active Authentication en Chip Authentication uit, inclusief datagroepen en certificaatvalidatie.

Automatisch uitlezen van ID-kaart of paspoort
MRZ → NFC → DG1/DG2 → verificatie
Geen handmatige invoer nodig
Gegevens direct gekoppeld aan medewerker

Rapportages & Audit

Documentcontrole kan worden geëxporteerd naar Excel, per bedrijf, project of medewerker. Ook is er een speciale auditmodus voor inspecties en opdrachtgever-controles.

Excel export: Missing / Expired / Rejected
Auditrapport op projectniveau
Volledige documenthistorie
Filter op periode & project