Dokumenty firmowe
Wyciągi z rejestru handlowego, ubezpieczenia, certyfikaty bezpieczeństwa, umowy oraz certyfikaty organizacyjne. Każda firma przesyła własne dokumenty.
Dokumenty i certyfikaty
Centralne zarządzanie dokumentami firmowymi, projektowymi i pracowniczymi. Obejmuje zestawy dokumentów, zasady branżowe, ważność, recenzje, kontrole identyfikatorów ICAO i aktualizacje SignalR.
Jak działa zarządzanie dokumentami?
W ProjectAssistant dokumenty są zarządzane centralnie na trzech poziomach: firma (wykonawca), projekt i pracownik. Dla każdego sektora, kraju i stanowiska można określić, które dokumenty są obowiązkowe. Gdy dokument traci ważność, brakuje go lub zostaje odrzucony, informacja ta pojawia się automatycznie w panelach i raportach.
Dokumenty projektowe
Dokumenty dotyczące konkretnych projektów, takie jak pozwolenia na pracę, LMRA, instrukcje bezpieczeństwa, zestawy narzędzi i wytyczne dotyczące projektów.
Dokumenty pracowników
Certyfikaty, identyfikatory, dyplomy bezpieczeństwa i dokumenty związane z funkcją dla każdego pracownika, w tym automatyczne powiadomienia o wygaśnięciu ważności.
Zestawy dokumentów według podmiotu
Zestawy dokumentów określają, jakie dokumenty są obowiązkowe dla firm, projektów lub pracowników. Sektory (takie jak budownictwo, infrastruktura, przemysł, elektrotechnika) mają standardowe dokumenty, które są automatycznie aktywowane podczas wdrażania nowych pracowników.
- Zestawy dokumentów według branży (np. budownictwo → obowiązkowe certyfikaty bezpieczeństwa)
- Zestawy dokumentów według kraju (np. Niemcy → kontrola tożsamości + zaświadczenie Soka-Bau)
- Zestawy dokumentów według narodowości pracowników (np. pracownik rumuński → apostille)
- Możliwość dodawania własnych dokumentów
Recenzja i ocena
Dokumenty mogą być oceniane przez kierowników projektów, kierowników operacyjnych lub koordynatorów ds. jakości, bezpieczeństwa i środowiska. Istnieją trzy rodzaje ocen:
- Zaakceptowano – alles in orde
- Odrzucone – reden verplicht
- Wygasły – automatische detectie
Gdy tylko dokument zostanie zmieniony, przesłany lub oceniony, każdy uprawniony użytkownik otrzyma aktualizację w czasie rzeczywistym za pośrednictwem SignalR.
Ważność, przebieg i automatyzacja
ProjectAssistant automatycznie śledzi terminy ważności dokumentów. W zależności od ustawień powiadomienia są wysyłane do pracowników, kierowników projektów i działów KAM.
- Automatyczne wykrywanie daty ważności
- Automatyczna zmiana statusu na „Wygasły”
- Automatyczne powiadomienia e-mailowe i push
- Dokument pozostaje widoczny w historii
Dokumenty tożsamości poprzez ICAO i NFC
Dokumenty tożsamości mogą być wypełniane automatycznie za pomocą naszego modułu ICAO/NFC. ProjectAssistant przeprowadza pasywną autoryzację, aktywną autoryzację i autoryzację chipową, w tym grupy danych i walidację certyfikatów.
- Automatyczne odczytywanie dowodu osobistego lub paszportu
- MRZ → NFC → DG1/DG2 → weryfikacja
- Nie ma potrzeby ręcznego wprowadzania danych
- Dane bezpośrednio powiązane z pracownikiem
Raporty i audyt
Kontrolę dokumentów można eksportować do programu Excel według firmy, projektu lub pracownika. Dostępny jest również specjalny tryb audytu do inspekcji i kontroli zleceniodawców.
- Eksport do programu Excel: Brakujące / Wygasłe / Odrzucone
- Raport z audytu na poziomie projektu
- Pełna historia dokumentu
- Filtruj według okresu i projektu