Documente și certificate

Gestionați centralizat documentele companiei, ale proiectelor și ale angajaților. Inclusiv seturi de documente, reguli specifice sectorului, valabilitate, revizuiri, verificări ICAO-ID și actualizări SignalR.

Cum funcționează gestionarea documentelor?

În ProjectAssistant, documentele sunt gestionate centralizat pe trei niveluri: companie (contractor), proiect și angajat. Se poate stabili care documente sunt obligatorii pentru fiecare sector, țară și funcție. Atunci când un document expiră, lipsește sau este respins, acest lucru apare automat în tablouri de bord și rapoarte.

Documente ale companiei

Extrase din registrul comerțului, asigurări, certificate de securitate, contracte și certificări ale organizației. Fiecare companie își încarcă propriile documente.

Documente de proiect

Documente specifice proiectului, cum ar fi permise de lucru, LMRA-uri, instrucțiuni de siguranță, cutii de scule și linii directoare ale proiectului.

Documente pentru angajați

Certificate, ID-uri, diplome de securitate și documente legate de funcția fiecărui angajat, inclusiv notificări automate la expirare.

Seturi de documente pe entitate

Seturile de documente stabilesc care documente sunt obligatorii pentru companii, proiecte sau angajați. Sectoarele (cum ar fi construcții, infrastructură, industrie, electrotehnică) au documente standard care sunt activate automat în timpul procesului de integrare.

Seturi de documente pe sectoare (de ex. Construcții → certificate de securitate obligatorii)
Seturi de documente pe țară (de exemplu, Germania → verificare identitate + dovadă Soka-Bau)
Seturi de documente în funcție de naționalitatea angajaților (de exemplu, angajat român → apostilă)
Posibilitatea de a adăuga documente proprii

Recenzie și evaluare

Documentele pot fi evaluate de administratorii de proiect, administratorii de companie sau coordonatorii KAM. Evaluările pot fi de trei tipuri:

Acceptat – alles in orde
Respins – reden verplicht
Expirat – automatische detectie

De îndată ce un document este modificat, încărcat sau evaluat, fiecare utilizator cu drepturi primește o actualizare în timp real prin SignalR.

Valabilitate, expirare și automatizare

ProjectAssistant ține evidența automat a documentelor expirate. În funcție de setări, se trimit notificări către angajați, șefii de proiect și departamentele KAM.

Detectarea automată a datei de expirare
Schimbarea automată a statutului la „Expirat”
Notificare automată prin e-mail și push
Documentul rămâne vizibil în istoricul

Documente de identitate prin ICAO și NFC

Documentele de identitate pot fi completate automat prin intermediul modulului nostru ICAO/NFC. ProjectAssistant efectuează autentificarea pasivă, autentificarea activă și autentificarea cipului, inclusiv grupurile de date și validarea certificatelor.

Citirea automată a cărții de identitate sau a pașaportului
MRZ → NFC → DG1/DG2 → verificare
Nu este necesară introducerea manuală a datelor
Date legate direct de angajat

Rapoarte și audituri

Verificarea documentelor poate fi exportată în Excel, pe companie, proiect sau angajat. Există, de asemenea, un mod special de audit pentru inspecții și verificări ale clienților.

Export Excel: Lipsește / Expirat / Respingere
Raport de audit la nivel de proiect
Istoric complet al documentelor
Filtru după perioadă și proiect