Dokument & certifikat

Hantera företags-, projekt- och medarbetardokument centralt. Inklusive dokumentsatser, branschspecifika regler, giltighet, granskningar, ICAO-ID-kontroller och SignalR-uppdateringar.

Hur fungerar dokumenthantering?

I ProjectAssistant hanteras dokument centralt på tre nivåer: företag (entreprenör), projekt och medarbetare. För varje sektor, land och funktion kan man bestämma vilka dokument som är obligatoriska. När ett dokument löper ut, saknas eller underkänns visas detta automatiskt i dashboards och rapporter.

Företagsdokument

Utdrag ur handelsregistret, försäkringar, säkerhetscertifikat, avtal och organisationscertifieringar. Varje företag laddar upp sina egna dokument.

Projektdokument

Projektspecifika dokument såsom arbetstillstånd, LMRA:er, säkerhetsinstruktioner, verktygslådor och projektriktlinjer.

Medarbetardokument

Certifikat, ID-kort, säkerhetscertifikat och funktionsrelaterade dokument för varje medarbetare, inklusive automatisk avisering vid utgångsdatum.

Dokumentsatser per enhet

Dokumentsatser avgör vilka dokument som är obligatoriska för företag, projekt eller medarbetare. Branscher (som bygg, infrastruktur, industri, elektroteknik) har standarddokument som aktiveras automatiskt under onboarding.

Dokumentuppsättningar per sektor (t.ex. bygg → obligatoriska säkerhetscertifikat)
Dokumentuppsättningar per land (t.ex. Tyskland → ID-kontroll + Soka-Bau-intyg)
Dokumentsatser per nationalitet för anställda (t.ex. rumänsk anställd → apostille)
Möjlighet att lägga till egna dokument

Recension & bedömning

Dokument kan granskas av projektledare, företagsadministratörer eller KAM-koordinatorer. Granskningar finns i tre varianter:

Accepterat – alles in orde
Underkänd – reden verplicht
Utgången – automatische detectie

Så snart ett dokument ändras, laddas upp eller granskas får alla användare med behörighet en uppdatering i realtid via SignalR.

Giltighet, förlopp och automatisering

ProjectAssistant håller automatiskt reda på när dokument löper ut. Beroende på inställningarna skickas aviseringar till medarbetare, projektledare och KAM-avdelningar.

Automatisk detektering av utgångsdatum
Automatisk statusändring till "Utgången"
Automatisk e-post & push-meddelande
Dokumentet förblir synligt i historiken

Identitetshandlingar via ICAO & NFC

Identitetsdokument kan fyllas i automatiskt via vår ICAO/NFC-modul. ProjectAssistant utför passiv autentisering, aktiv autentisering och chipautentisering, inklusive datagrupper och certifikatvalidering.

Automatisk avläsning av ID-kort eller pass
MRZ → NFC → DG1/DG2 → verifiering
Ingen manuell inmatning krävs
Data direkt kopplat till medarbetare

Rapportering och revision

Dokumentkontroll kan exporteras till Excel, per företag, projekt eller medarbetare. Det finns även ett särskilt revisionsläge för inspektioner och kundkontroller.

Excel-export: Saknas / Utgången / Avvisad
Revisionsrapport på projektnivå
Fullständig dokumenthistorik
Filtrera efter period och projekt