Dokumenty a certifikáty

Centrální správa firemních, projektových a zaměstnaneckých dokumentů. Včetně dokumentových sad, odvětvových pravidel, platnosti, recenzí, kontrol ICAO-ID a aktualizací SignalR.

Jak funguje správa dokumentů?

V ProjectAssistant jsou dokumenty centrálně spravovány na třech úrovních: společnost (dodavatel), projekt a zaměstnanec. Pro každý sektor, zemi a funkci lze určit, které dokumenty jsou povinné. Pokud dokument vyprší, chybí nebo je zamítnut, automaticky se to zobrazí v přehledech a zprávách.

Firemní dokumenty

Výpisy z obchodního rejstříku, pojištění, bezpečnostní certifikáty, smlouvy a organizační certifikace. Každá společnost nahrává své vlastní dokumenty.

Projektové dokumenty

Dokumenty specifické pro daný projekt, jako jsou pracovní povolení, LMRA, bezpečnostní pokyny, toolboxy a projektové směrnice.

Dokumenty pro zaměstnance

Certifikáty, průkazy totožnosti, bezpečnostní diplomy a dokumenty související s funkcí pro každého zaměstnance, včetně automatického upozornění při vypršení platnosti.

Sady dokumentů podle subjektu

Sady dokumentů určují, které dokumenty jsou povinné pro společnosti, projekty nebo zaměstnance. Odvětví (například stavebnictví, infrastruktura, průmysl, elektrotechnika) mají standardní dokumenty, které se automaticky aktivují během onboardingu.

Sady dokumentů podle odvětví (např. stavebnictví → povinné bezpečnostní certifikáty)
Sady dokumentů podle země (např. Německo → kontrola totožnosti + potvrzení Soka-Bau)
Sady dokumentů podle národnosti zaměstnanců (např. rumunský zaměstnanec → apostila)
Možnost přidat vlastní dokumenty

Recenze a hodnocení

Dokumenty mohou být posuzovány projektovými manažery, správci společnosti nebo koordinátory KAM. Recenze mají tři podoby:

Přijato – alles in orde
Zamítnuto – reden verplicht
Vypršelo – automatische detectie

Jakmile je dokument změněn, nahrán nebo ohodnocen, každý uživatel s příslušnými oprávněními obdrží v reálném čase aktualizaci prostřednictvím SignalR.

Platnost, průběh a automatizace

ProjectAssistant automaticky sleduje, kdy dokumenty vyprší. V závislosti na nastavení jsou zasílány oznámení zaměstnancům, vedoucím projektů a oddělením KAM.

Automatická detekce data expirace
Automatická změna stavu na „Prošlý“
Automatické e-mailové a push oznámení
Dokument zůstává viditelný v historii

Identifikační doklady prostřednictvím ICAO a NFC

Identifikační dokumenty lze vyplnit automaticky pomocí našeho modulu ICAO/NFC. ProjectAssistant provádí pasivní ověření, aktivní ověření a ověření čipu, včetně datových skupin a ověření certifikátu.

Automatické čtení identifikační karty nebo pasu
MRZ → NFC → DG1/DG2 → ověření
Není třeba ruční zadávání údajů
Údaje přímo spojené se zaměstnancem

Zprávy a audit

Kontrolu dokumentů lze exportovat do aplikace Excel podle společnosti, projektu nebo zaměstnance. K dispozici je také speciální režim auditu pro inspekce a kontroly zadavatele.

Export do Excelu: Chybějící / Prošlé / Zamítnuté
Auditní zpráva na úrovni projektu
Kompletní historie dokumentů
Filtrovat podle období a projektu