Dokumenty a certifikáty

Centrálne spravujte firemné, projektové a zamestnanecké dokumenty. Vrátane súborov dokumentov, pravidiel špecifických pre daný sektor, platnosti, recenzií, kontrol ICAO-ID a aktualizácií SignalR.

Ako funguje správa dokumentov?

V ProjectAssistant sú dokumenty centrálne spravované na troch úrovniach: spoločnosť (dodávateľ), projekt a zamestnanec. Pre každý sektor, krajinu a funkciu je možné určiť, ktoré dokumenty sú povinné. Ak dokument vyprší, chýba alebo je zamietnutý, automaticky sa to zobrazí v prehľadoch a správach.

Firemné dokumenty

Výpisy z obchodného registra, poistenia, bezpečnostné certifikáty, zmluvy a certifikácie organizácie. Každá spoločnosť nahráva svoje vlastné dokumenty.

Projektové dokumenty

Dokumenty špecifické pre projekt, ako napríklad pracovné povolenia, LMRA, bezpečnostné pokyny, nástroje a smernice projektu.

Dokumenty zamestnancov

Certifikáty, preukazy totožnosti, bezpečnostné osvedčenia a dokumenty súvisiace s funkciou pre každého zamestnanca, vrátane automatického upozornenia pri uplynutí platnosti.

Sady dokumentov podľa subjektu

Sady dokumentov určujú, ktoré dokumenty sú povinné pre spoločnosti, projekty alebo zamestnancov. Odvetvia (ako stavebníctvo, infraštruktúra, priemysel, elektrotechnika) majú štandardné dokumenty, ktoré sa automaticky aktivujú počas onboardingu.

Súbory dokumentov podľa odvetvia (napr. stavebníctvo → povinné bezpečnostné certifikáty)
Sady dokumentov podľa krajiny (napr. Nemecko → kontrola totožnosti + potvrdenie Soka-Bau)
Sady dokumentov podľa národnosti zamestnancov (napr. rumunský zamestnanec → apostila)
Možnosť pridať vlastné dokumenty

Recenzia a hodnotenie

Dokumenty môžu hodnotiť projektoví manažéri, správcovia spoločnosti alebo koordinátori KAM. Hodnotenia majú tri formy:

Prijaté – alles in orde
Zamietnuté – reden verplicht
Vypršal – automatische detectie

Akonáhle je dokument zmenený, nahraný alebo ohodnotený, každý používateľ s oprávneniami dostane aktualizáciu v reálnom čase prostredníctvom SignalR.

Platnosť, priebeh a automatizácia

ProjectAssistant automaticky sleduje, kedy dokumenty strácajú platnosť. V závislosti od nastavení sa zasielajú oznámenia zamestnancom, vedúcim projektov a oddeleniam KAM.

Automatická detekcia dátumu spotreby
Automatická zmena stavu na „Vypršal“
Automatické e-mailové a push notifikácie
Dokument zostane viditeľný v histórii

Identifikačné doklady prostredníctvom ICAO a NFC

Identifikačné doklady je možné automaticky vyplniť prostredníctvom nášho modulu ICAO/NFC. ProjectAssistant vykonáva pasívnu autentizáciu, aktívnu autentizáciu a čipovú autentizáciu, vrátane dátových skupín a overovania certifikátov.

Automatické načítanie identifikačnej karty alebo pasu
MRZ → NFC → DG1/DG2 → overenie
Nie je potrebné ručné zadávanie údajov
Údaje priamo spojené so zamestnancom

Správy a audit

Kontrolu dokumentov je možné exportovať do programu Excel podľa spoločnosti, projektu alebo zamestnanca. K dispozícii je aj špeciálny režim auditu pre inšpekcie a kontroly zadávateľov.

Export do Excelu: Chýbajúce / Vypršané / Zamietnuté
Audítorská správa na úrovni projektu
Úplná história dokumentu
Filtrovanie podľa obdobia a projektu